Nhà trọ, căn hộ cho thuê giữ vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu nhà ở cho phần lớn dân số tại các thành phố, đô thị lớn. Tuy nhiên, việc quản lý nhà trọ hiệu quả không phải là điều đơn giản, đòi hỏi người quản lý phải có sự tỉ mỉ, chu đáo và khả năng xử lý tình huống linh hoạt.

Vậy những khó khăn thường gặp trong quá trình vận hành nhà trọ cho thuê là gì? Làm thế nào để quản lý nhà trọ, căn hộ cho thuê một cách hiệu quả? Bài viết này sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý nhà trọ hiệu quả, giúp chủ nhà tối ưu hóa lợi nhuận và hạn chế những rủi ro không mong muốn.

1. Quản lý phòng trọ là gì? Tại sao phải quản lý phòng trọ?

Quản lý phòng trọ, căn hộ cho thuê là việc thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo vận hành hiệu quả và sinh lời cho bất động sản cho thuê. Bao gồm nhiều công việc khác nhau, từ việc tìm kiếm và lựa chọn khách thuê, ký hợp đồng cho thuê, thu tiền thuê nhà, đến việc bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất, giải quyết mâu thuẫn với khách thuê và đảm bảo an ninh trật tự cho khu vực nhà trọ.

Việc quản lý phòng trọ, căn hộ cho thuê hiệu quả sẽ mang tới những lợi ích sau:

Tối ưu hóa lợi nhuận: Tìm kiếm và lựa chọn khách thuê phù hợp, thu tiền thuê nhà đúng hạn và đầy đủ, giảm thiểu chi phí vận hành.
Đảm bảo an ninh trật tự: Duy trì môi trường sống an toàn, đảm bảo an ninh cho người thuê và khu vực xung quanh.
Nâng cao chất lượng dịch vụ: Cung cấp dịch vụ cho thuê chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu của khách thuê, tạo dựng uy tín cho thương hiệu.
Giảm thiểu rủi ro: Giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả, hạn chế tranh chấp và rủi ro pháp lý.

quan-ly-nha-tro-la-gi — Tìm hiểu quản lý phòng trọ là gì?

2. Người quản lý nhà trọ cần làm những công việc gì?

Công việc của người quản lý nhà trọ bao gồm nhiều khía cạnh, đòi hỏi sự tỉ mỉ, chu đáo và khả năng xử lý tình huống linh hoạt. Dưới đây là những công việc chính của người quản lý nhà trọ:

Công tác quản lý nhà trọ trước khi cho thuê	Công tác quản lý nhà trọ trong khi cho thuê	Công tác quản lý nhà trọ sau khi cho thuê
Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết. Quy định các quy tắc, nội quy cho nhà trọ. Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục pháp lý cần thiết. Quảng cáo nhà trọ, tiếp nhận yêu cầu thuê phòng, tư vấn và giới thiệu các phòng phù hợp với nhu cầu của khách thuê. Quản lý đặt lịch hẹn xem phòng	Thu tiền thuê trọ đúng hạn. Quản lý danh sách khách thuê Quản lý hóa đơn, biên lai, thanh toán định kỳ Quản lý điện nước và dịch vụ bổ sung Quản lý hợp đồng cho thuê Bảo trì, sửa chữa các thiết bị hư hỏng. Quản lý an ninh và sự cố tòa nhà, trật tự cho khu nhà trọ. Giải đáp thắc mắc, hỗ trợ nhu cầu của khách thuê trong quá trình sinh sống tại nhà trọ. Giải quyết các mâu thuẫn, tranh chấp giữa người thuê trọ.	Thu dọn vệ sinh và kiểm tra phòng sau khi khách trả phòng. Quản lý phòng trống Thanh toán tiền đặt cọc cho người thuê trọ (nếu có). Làm thủ tục thanh lý hợp đồng thuê trọ.

3. Những khó khăn gặp phải khi cho thuê nhà trọ

Cho thuê nhà trọ tưởng chừng đơn giản nhưng ẩn chứa nhiều thử thách mà chủ nhà cần lường trước để có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp:

3.1 Quản lý người thuê trọ

Việc đảm bảo an ninh trật tự, ý thức chung của người thuê, đặc biệt khi cho thuê số lượng lớn phòng, là vấn đề nan giải. Một số trường hợp có thể xảy ra như gây ồn ào, vi phạm giờ giấc, sử dụng chung không gian thiếu trách nhiệm, thậm chí là mất mát tài sản hoặc các hành vi vi phạm pháp luật.

Ngoài ra, xung đột giữa người thuê với nhau hoặc với chủ nhà do bất đồng về quy định, tiện nghi, dịch vụ, hay thậm chí là những mâu thuẫn cá nhân cũng có thể xảy ra, dẫn đến khiếu nại và ảnh hưởng đến uy tín của nhà trọ.

3.2 Kinh doanh nhà trọ tốn nhiều thời gian

Việc đăng tin quảng cáo, tiếp xúc, lựa chọn khách thuê phù hợp, ký hợp đồng và thu tiền cọc đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Đặc biệt, với những khu nhà trọ có nhiều phòng, việc quản lý hồ sơ, lịch sử thuê trọ của từng khách cũng cần được lưu trữ cẩn thận để theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh.

Thời gian cho việc kiểm tra khu vực nhà cho thuê, quản lý về an ninh, dọn dẹp vệ sinh chung, thu gom rác thải, tính toán tiền thuê nhà của từng phòng,... và rất nhiều những công việc không tên khác nữa. Những công việc đó đòi hỏi chủ nhà trọ phải bỏ ra nhiều thời gian, công sức mới thực hiện hết được.

3.3 Khó khăn trong việc thu tiền trọ

Thu tiền thuê trọ đúng hạn, đầy đủ là một vấn đề nan giải đối với nhiều chủ nhà trọ. Nhất là khi gặp những khách hàng chậm trễ hoặc trốn tránh thanh toán. Bạn có thể gặp phải những khách thuê trọ ỷ lại, chây ì trong việc đóng tiền thuê nhà, hoặc thậm chí bỏ trốn mà không thanh toán tiền.

cach-thu-tien-tro — Không hiếm trường hợp khách thuê nộp chậm hoặc bùng tiền trọ

3.4 Nguy cơ thua lỗ nếu chi phí vận hành lớn

Thực tế có nhiều trường hợp chịu cảnh thua lỗ khi kinh doanh nhà trọ cho thuê, bởi chi phí vận hành quá lớn gây ra. Đó là các khoản như: tiền điện, nước, internet, khấu hao nhà trọ, chi phí bảo trì, thuế kinh doanh, lãi ngân hàng,... Nếu như không duy trì được lượng khách thuê ổn định và tỷ lệ lấp kín phòng cao thì việc chịu thua lỗ và bỏ tiền túi ra bù vào hoàn toàn có khả năng xảy ra.

>> Bạn đang có nhu cầu xây nhà trọ, căn hộ cho thuê ⇒ Tham khảo ngay: Cẩm nang xây nhà trọ cho thuê từ A-Z giúp tiết kiệm chi phí

3.5 Giải quyết mâu thuẫn

Mâu thuẫn giữa các khách thuê trọ với nhau, hoặc giữa khách thuê trọ với chủ nhà là điều không thể tránh khỏi. Bạn cần phải có kỹ năng giải quyết mâu thuẫn tốt để đảm bảo an ninh trật tự cho khu nhà trọ.

4. Cách thức vận hành nhà trọ

Có hai cách thức chính để vận hành nhà trọ phổ biến hiện nay đó là tự mình quản lý hoặc thuê đơn vị quản lý nhà cho thuê chuyên nghiệp.

Ngoài ra, nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về cách vận hành và quản lý nhà trọ một cách hiệu quả, hãy tham khảo ngay video hướng dẫn chi tiết trên YouTube của GreenHN.

4.1 Tự vận hành

Đây là cách quản lý truyền thống, người chủ thực hiện kiểm soát mọi hoạt động tại khu trọ và là người chịu trách nhiệm tất cả các sự việc liên quan đến nhà trọ như giá cả, nội quy, việc bảo trì, sửa chữa, dọn dẹp vệ sinh,... Thông thường, tự vận hành là phương pháp phù hợp với những khu trọ có quy mô nhỏ hơn 20 phòng và gia chủ có thời gian dành cho việc này.

Cách quản lý này có ưu điểm lớn nhất là tiết kiệm cho phí vì không phải trả phí cho bên thứ ba quản lý. Tuy nhiên, để tự vận hành nhà trọ hiệu quả, chủ nhà cần phải có thời gian, kiến thức về quản lý nhà trọ, quy định pháp luật liên quan và kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh. Chưa kể, việc quản lý nhiều phòng trọ cùng lúc sẽ dễ bị quá tải và xảy ra sai sót.

4.2 Thuê trung gian

Thuê một đơn vị quản lý nhà cho thuê chuyên nghiệp là hình thức được ưa chuộng trong những năm gần đây. Các công ty này sẽ thay mặt chủ trọ thực hiện hầu hết các công việc liên quan đến vận hành nhà trọ, giúp chủ nhà tiết kiệm thời gian và công sức. Nhiều công ty còn có phần mềm quản lý nhà trọ rất hiệu quả.

Chủ nhà sẽ phải trả phí cho công ty quản lý, thông thường là một tỷ lệ phần trăm trên doanh thu cho thuê nhà trọ. Đồng thời phải tuân theo các quy định và quy trình của công ty quản lý. Ngoài ra, việc lựa chọn công ty quản lý uy tín, chuyên nghiệp là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động của nhà trọ.

Vậy chủ nhà nên lựa chọn cách thức vận hành khu trọ nào phù hợp? Hãy cân nhắc các yếu tố về quy mô nhà trọ, thời gian, mong muốn của chủ nhà và mức chi phí. Nếu quy mô nhà trọ lớn trong khi chủ nhà bận rộn hoặc không có kinh nghiệm thì việc thuê bên thứ ba sẽ là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, chủ nhà cần cân nhắc chi phí thuê trung gian so với lợi ích mà họ nhận được.

5. Các hành vi nào bị nghiêm cấm trong quản lý, sử dụng nhà trọ theo quy định pháp luật Việt Nam

Chủ đầu tư cần lưu ý một số hành vi bị nghiêm cấm trong quản lý, sử dụng chung cư mini, nhà cho thuê để tránh những rủi ro về pháp lý như sau:

Xâm phạm quyền sở hữu, quyền sử dụng đất đai của người khác.
Sử dụng nhà trọ để chứa chấp, tàng trữ vật liệu nổ, vũ khí, chất độc hại, hoặc các chất nguy hiểm khác.
Sử dụng nhà trọ để tổ chức hoạt động mại dâm, cờ bạc, hoặc các hoạt động vi phạm pháp luật khác.

van-hanh-nha-tro-dung-phap-luat — Lưu ý các hành vi bị nghiêm cấm để quản lý nhà trọ theo các quy định pháp luật

Nếu vi phạm những hành vi này thì chủ nhà trọ có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ vi phạm. Vì thế chủ trọ nên tuân thủ nghiêm túc các quy định pháp luật về quản lý, vận hành nhà trọ để đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho bản thân và cộng đồng. Trường hợp có mâu thuẫn, tranh chấp nên giải quyết bằng biện pháp hòa giải, thương lượng, nếu không được thì có thể khởi kiện ra tòa án để giải quyết.

6. Kinh nghiệm quản lý nhà trọ, phòng trọ cho thuê hiệu quả cho người mới bắt đầu

Kinh doanh nhà cho thuê là một kênh đầu tư tiềm năng mang lại lợi nhuận thụ động cho chủ nhà. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao và thu lợi nhuận tối ưu, đòi hỏi chủ nhà cần có những kinh nghiệm và kỹ năng quản lý phù hợp. Dưới đây là một số chia sẻ hữu ích:

6.1 Chuẩn bị trước khi cho thuê

Xác định đối tượng khách thuê: Xác định rõ đối tượng khách thuê mục tiêu (sinh viên, hộ gia đình, công nhân,...) để có thể đầu tư, trang bị cơ sở vật chất, tiện nghi phù hợp, cũng như đề ra mức giá cho thuê hợp lý.
Hoàn thiện thủ tục pháp lý: Xin cấp phép kinh doanh nhà trọ theo quy định, đảm bảo đầy đủ các giấy tờ cần thiết như giấy phép xây dựng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,...
Đăng tin quảng cáo: Đăng tin quảng cáo cho thuê nhà trọ trên các kênh thông tin uy tín như mạng xã hội, website bất động sản,... với hình ảnh đẹp, mô tả chi tiết về nhà trọ và giá cả.

6.2 Quản lý trong quá trình cho thuê

Chọn lọc đối tượng khách thuê trọ: Ưu tiên những người có công việc ổn định, thu nhập đều đặn, có khả năng thanh toán tiền thuê nhà đúng hạn, có giấy tờ tùy thân hợp lệ, lý lịch rõ ràng, không có tiền án tiền sự.
Nội quy phòng trọ rõ ràng: Bao gồm các quy định về giờ giấc đi lại, sử dụng chung khu vực sinh hoạt, sử dụng thiết bị điện nước, giữ gìn vệ sinh chung, xử lý rác thải, tiếng ồn,... Niêm yết nội quy tại nơi dễ nhìn trong nhà trọ để tất cả khách thuê đều biết và chấp hành.
Ký hợp đồng cho thuê: Ký hợp đồng cho thuê nhà trọ rõ ràng, đầy đủ các điều khoản về quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên, bao gồm giá thuê, thời hạn thuê, tiền đặt cọc, trách nhiệm bảo quản tài sản,...
Bảo đảm an ninh khu trọ: Thuê nhân viên bảo vệ, lắp đặt camera 24/24 để đảm bảo an ninh trật tự cho khu trọ, đặc biệt là vào ban đêm.
Thu tiền thuê nhà trọ: Thu tiền thuê nhà trọ đúng hạn theo hợp đồng, có thể áp dụng hình thức thanh toán trực tiếp hoặc chuyển khoản.
Quản lý cơ sở vật chất, tiện nghi: Định kỳ kiểm tra, sửa chữa và bảo trì cơ sở vật chất, tiện nghi tại nhà trọ để đảm bảo an toàn, vệ sinh, tiện nghi cho người thuê.
Giải quyết mâu thuẫn: Xử lý kịp thời các mâu thuẫn, khiếu nại của khách thuê một cách thấu đáo, khách quan để đảm bảo hài lòng cho tất cả các bên.

noi-quy-phong-tro — Hãy niêm yết nội quy khu trọ tại nơi dễ nhìn để mọi khách thuê đều biết và chấp hành

6.3 Một số lưu ý khác

Cập nhật thông tin thị trường: Theo dõi giá cả thị trường nhà trọ để điều chỉnh giá thuê phù hợp, đảm bảo tính cạnh tranh và thu hút khách thuê.
Tuân thủ pháp luật: Tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý nhà trọ, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho khu vực xung quanh.
Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách thuê: Luôn giữ thái độ lịch sự, chuyên nghiệp với khách thuê nhưng không quá dễ tính. Quan tâm đến nhu cầu và giải quyết thắc mắc của họ một cách kịp thời.
Ứng dụng chuyển đổi số trong vận hành: Có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý nhà trọ online (VD: phần mềm quản lý nhà trọ) để tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả quản lý

Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, quản lý khoa học và thái độ chuyên nghiệp, bạn hoàn toàn có thể thành công trong việc kinh doanh nhà trọ, phòng trọ cho thuê. Bên cạnh đó, người quản lý nhà trọ cũng cần rèn luyện thái độ chuyên nghiệp, ứng xử lịch sự, tôn trọng khách hàng để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và giữ chân khách hàng lâu dài.

Quản lý nhà trọ, căn hộ cho thuê là một công việc đòi hỏi sự kiên trì, nỗ lực và không ngừng học hỏi. Việc áp dụng những kiến thức và chiến lược phù hợp sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hóa lợi nhuận và tạo dựng uy tín trong lĩnh vực này. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về quản lý nhà trọ. Chúc bạn thành công trong việc kinh doanh!

Để tối ưu hóa quản lý nhà trọ và căn hộ cho thuê, việc kết hợp với đơn vị quản lý chuyên nghiệp có thể là giải pháp tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, GreenHN cam kết mang lại giải pháp tối ưu cho việc quản lý bất động sản cho thuê, từ khâu lựa chọn khách thuê đến bảo trì, an ninh và giải quyết mọi vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ quản lý nhà trọ, căn hộ cho thuê chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với GreenHN. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn để xây dựng một môi trường sống an toàn, tiện nghi, và mang lại lợi nhuận ổn định cho bạn. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và khám phá các dịch vụ của chúng tôi! Liên hệ ngay với GreenHN để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá miễn phí!