Biên bản nghiệm thu công việc được sử dụng để xác minh chất lượng công việc trước khi bàn giao cho khách hàng. Qua đó, khi xảy ra lỗi về mặt sản phẩm, doanh nghiệp có thể xác định các bên phải chịu trách nhiệm và dễ dàng xử lý vấn đề. Trong bài viết này, GreenHN đã tổng hợp các mẫu biên bản nghiệm thu mới nhất cho từng lĩnh vực hoàn toàn miễn phí. Hãy cùng khám phá ngay nhé!

Biên bản nghiệm thu công việc là gì?

Biên bản nghiệm thu công việc là tài liệu ghi nhận quá trình kiểm tra, đánh giá và xác nhận việc hoàn thành công việc theo yêu cầu về chất lượng và tuân thủ các tiêu chuẩn đã thỏa thuận trước đó. Loại biên bản này được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau như: xây dựng công trình, cung cấp dịch vụ, lắp đặt, và các hoạt động khác.

Vai trò của biên bản nghiệm thu công việc

Biên bản nghiệm thu công việc có vai trò quan trọng trong việc:

Đảm bảo trách nhiệm và minh bạch: Xác nhận công việc hoàn thành, làm rõ trách nhiệm các bên liên quan.
Kiểm soát chất lượng: Đảm bảo công việc được thực hiện đúng theo yêu cầu kỹ thuật và hợp đồng.
Cơ sở pháp lý: Là bằng chứng khi có tranh chấp hoặc kiểm tra chất lượng sau này.
Quản lý tiến độ: Giúp theo dõi và xác nhận từng giai đoạn công việc đã hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Lưu trữ tài liệu: Lưu lại thông tin cần thiết để tham khảo trong quá trình bảo hành hoặc bảo trì.

Tóm lại, biên bản nghiệm thu công việc không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận chất lượng và tiến độ công việc mà còn là cơ sở pháp lý và tài liệu quản lý hữu hiệu cho toàn bộ dự án.

Khi nào thì sử dụng các mẫu biên bản nghiệm thu?

Biên bản nghiệm thu được sử dụng khi tiến độ công việc đã được hoàn thành 1 phần hoặc toàn bộ. Doanh nghiệp có thể kiểm tra được chất lượng của dự án, sản phẩm/dịch vụ thông qua biên bản nghiệm thu này trước khi bàn giao cho khách hàng.

Đã xảy ra nhiều trường hợp sản phẩm hoặc dịch vụ hay công trình sau khi hoàn thành và bàn giao cho khách hàng, họ báo lại có vấn đề chỉ sau vài ngày. Thiếu đi biên bản nghiệm thu sẽ rất khó để xác minh bên nào sẽ phải chịu trách nhiệm.

Vì vậy, trước khi bàn giao dự án, sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng thì việc làm biên bản nghiệm thu và bàn giao là rất cần thiết. Đảm bảo bạn sẽ không rơi vào những trường hợp "oan" và bảo vệ được quyền lợi chính đáng của mình.

Các loại biên bản nghiệm thu công việc mới nhất 2025

Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng

Là biên bản được lập để ghi nhận việc hoàn thành một công việc hoặc hạng mục trong thi công xây dựng như móng, cột, dầm, sàn, trát tường, lát gạch... Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng ghi nhận việc kiểm tra, đánh giá chất lượng công trình hoặc một hạng mục xây dựng cụ thể.

Nội dung chính:

Tên công trình, hạng mục nghiệm thu
Thời gian, địa điểm nghiệm thu
Thành phần tham gia nghiệm thu (chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát...)
Mô tả công việc được nghiệm thu
Kết quả đánh giá: đạt hay không đạt
Chữ ký xác nhận của các bên liên quan

Tài liệu đi kèm: Bản vẽ hoàn công, báo cáo thí nghiệm vật liệu, biên bản kiểm tra chất lượng...

Biên bản nghiệm thu nội thất & hoàn thiện

Được lập khi bàn giao các công trình nội thất hoặc công đoạn hoàn thiện công trình như sơn tường, lát sàn, lắp đặt thiết bị hệ thống điện nước trong nhà,...

Nội dung chính:

Tên dự án, địa điểm
Các hạng mục cần nghiệm thu (sơn, sàn gỗ, trần thạch cao...)
Đánh giá chất lượng (theo tiêu chuẩn thiết kế và hợp đồng)
Các lỗi hoặc yêu cầu sửa chữa (nếu có)
Kết luận nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu thiết bị, máy móc

Biên bản nghiệm thu thiết bị, máy móc dùng để kiểm tra và xác nhận việc lắp đặt, vận hành thử nghiệm thiết bị, máy móc tại công trình, nhà máy, xí nghiệp... Qua đó đánh giá chất lượng và sự phù hợp của máy móc, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng.

Nội dung chính:

Thông tin thiết bị (tên, mã số, số lượng, nguồn gốc...)
Quy trình lắp đặt và kiểm tra vận hành
Kết quả thử nghiệm, đo kiểm
Nhận xét về tình trạng hoạt động của thiết bị
Kết luận: Chấp nhận hay cần sửa chữa, thay thế

Biên bản nghiệm thu bảo trì, sửa chữa

Được lập khi hoàn thành công việc bảo trì hoặc sửa chữa hệ thống, thiết bị. Nội dung chính:

Mô tả công việc bảo trì/sửa chữa
Các lỗi đã được khắc phục
Kết quả kiểm tra sau sửa chữa
Đánh giá mức độ hoàn thành công việc
Chữ ký xác nhận của các bên liên quan

Biên bản nghiệm thu phần mềm, hệ thống CNTT

Dùng trong lĩnh vực công nghệ thông tin để kiểm tra chất lượng phần mềm, hệ thống trước khi đưa vào sử dụng.

Nội dung chính:

Mô tả hệ thống, phần mềm được nghiệm thu
Kiểm tra tính năng, hiệu suất
Lỗi phát sinh (nếu có) và phương án khắc phục
Xác nhận từ các bên tham gia

Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào

Được sử dụng để nghiệm thu chất lượng vật liệu trước khi sử dụng trong công trình.

Nội dung chính:

Thông tin vật liệu (tên, số lượng, đơn vị cung cấp...)
Kết quả kiểm tra tiêu chuẩn
Chấp nhận hoặc từ chối vật liệu
Đề xuất xử lý nếu vật liệu không đạt yêu cầu

>> Xem thêm: 10+ mẫu biên bản nghiệm thu công việc chuẩn nhất

Quy trình lập biên bản nghiệm thu công việc

Quy trình lập biên bản nghiệm thu công việc là một trong những bước quan trọng trong việc quản lý chất lượng công trình xây dựng hoặc các dự án khác. Dưới đây là các bước cơ bản thường được áp dụng trong quy trình lập biên bản nghiệm thu công việc:

1. Chuẩn bị trước khi nghiệm thu

Kiểm tra hiện trường: Trước khi lập biên bản nghiệm thu, người phụ trách cần kiểm tra hiện trường để đảm bảo công việc đã hoàn thành đúng theo yêu cầu.
Thu thập tài liệu: Các tài liệu cần thiết như bản vẽ, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy định về an toàn và chất lượng phải được chuẩn bị sẵn sàng.

2. Tổ chức cuộc họp nghiệm thu

Thông báo các bên liên quan: Gửi thông báo cho các bên liên quan về thời gian, địa điểm và nội dung của cuộc họp nghiệm thu.
Thành phần tham gia: Thông thường, cuộc họp nghiệm thu sẽ bao gồm đại diện của chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát và các bên liên quan khác.

3. Tiến hành kiểm tra thực tế công việc

Kiểm tra chất lượng công việc: Các bên tiến hành kiểm tra thực tế công việc để đảm bảo rằng nó đã hoàn thành đúng theo thiết kế, tiêu chuẩn và quy định.
Ghi nhận các phát hiện: Trong quá trình kiểm tra, nếu có phát hiện những sai sót, cần ghi nhận chi tiết để xử lý.

4. Lập biên bản nghiệm thu

Thông tin cơ bản: Biên bản nghiệm thu công việc phải bao gồm đầy đủ các thông tin cơ bản như tên dự án, địa điểm, hạng mục công việc được nghiệm thu, ngày giờ nghiệm thu.
Nội dung công việc nghiệm thu: Cần ghi rõ phạm vi công việc đã hoàn thành và được kiểm tra trong buổi nghiệm thu.
Ý kiến các bên liên quan: Đại diện của các bên tham gia buổi nghiệm thu đưa ra ý kiến và xác nhận về việc hoàn thành công việc.
Kết luận nghiệm thu: Kết quả nghiệm thu có thể bao gồm việc công nhận công việc đã hoàn thành đúng yêu cầu hoặc yêu cầu sửa chữa, bổ sung nếu có sai sót.

5. Ký và đóng dấu biên bản

Ký kết và xác nhận: Đại diện của các bên tham gia ký vào biên bản nghiệm thu để xác nhận kết quả. Thông thường, biên bản cần được ký bởi chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát và các bên liên quan.
Phát hành biên bản: Sau khi ký, biên bản được phát hành cho các bên liên quan để lưu trữ và thực hiện các bước tiếp theo.

6. Lưu trữ hồ sơ nghiệm thu

Lưu trữ biên bản và các tài liệu liên quan: Biên bản nghiệm thu, cùng với các tài liệu kèm theo như hình ảnh, báo cáo kiểm tra, được lưu trữ theo quy định nhằm phục vụ cho quá trình kiểm tra và nghiệm thu sau này.

Quy trình này giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng yêu cầu kỹ thuật và có sự đồng thuận của tất cả các bên liên quan trước khi tiến hành các bước tiếp theo của dự án.

Quy trình lập biên bản nghiệm thu công việc

Lưu ý cần biết khi sử dụng biên bản nghiệm thu công việc

Khi sử dụng biên bản nghiệm thu công việc, cần chú ý chi tiết một số điểm quan trọng sau để đảm bảo hiệu lực pháp lý và sự chính xác trong quy trình nghiệm thu:

Xác định đúng loại biên bản nghiệm thu cần sử dụng

Trong lĩnh vực xây dựng và quản lý dự án, có nhiều loại biên bản nghiệm thu như: biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc xây dựng, biên bản nghiệm thu giai đoạn, biên bản nghiệm thu thiết bị, biên bản nghiệm thu hoàn thành dự án, v.v. Mỗi loại biên bản phục vụ cho một mục đích nghiệm thu cụ thể và được lập theo các yêu cầu khác nhau. Việc xác định đúng loại biên bản giúp đảm bảo tiến trình nghiệm thu được thực hiện đúng cách và tránh nhầm lẫn trong quy trình quản lý. Ví dụ: Nếu nghiệm thu một hạng mục thi công cụ thể (như móng công trình), cần sử dụng biên bản nghiệm thu giai đoạn, không nên sử dụng biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ dự án. Điều này tránh làm chậm trễ thời gian bàn giao hoặc tạo ra hiểu nhầm giữa các bên liên quan.

Cập nhật các quy định pháp luật mới nhất

Pháp luật về quản lý xây dựng và các quy trình nghiệm thu thường xuyên được điều chỉnh và cập nhật, nhất là về quy trình nghiệm thu, quyền và trách nhiệm của các bên, người ký biên bản. Điều quan trọng: Cần đảm bảo rằng các bên tham gia nghiệm thu (chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát) nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành về nghiệm thu và trách nhiệm ký kết. Nếu không tuân thủ đúng pháp luật, biên bản nghiệm thu có thể mất hiệu lực hoặc dẫn đến tranh chấp sau này. Để tránh rủi ro, bạn nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia pháp lý về xây dựng để đảm bảo rằng biên bản và quy trình nghiệm thu phù hợp với quy định hiện hành.

Đảm bảo đầy đủ thông tin của các bên tham gia

Một biên bản nghiệm thu hợp lệ cần có đầy đủ thông tin của tất cả các bên tham gia:

Chủ đầu tư: Người chịu trách nhiệm về toàn bộ dự án và phê duyệt nghiệm thu.
Nhà thầu thi công: Đơn vị thực hiện công việc, xác nhận hoàn thành hạng mục đúng yêu cầu.
Đơn vị giám sát: Đơn vị giám sát thi công (thường là tư vấn giám sát), chịu trách nhiệm về việc theo dõi và đánh giá chất lượng công việc.

Các thông tin cụ thể cần được ghi rõ trong biên bản, bao gồm: tên, chức vụ, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, và chữ ký xác nhận của từng đại diện. Chú ý: Biên bản nghiệm thu chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Thiếu bất kỳ một bên nào sẽ làm mất hiệu lực của biên bản và có thể dẫn đến tranh cãi hoặc chậm trễ trong tiến trình dự án.

Biên bản nghiệm thu chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan

Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin biên bản

Biên bản cần ghi nhận đầy đủ các thông tin về:

Phạm vi công việc nghiệm thu: Cụ thể rõ hạng mục nào được nghiệm thu, ở giai đoạn nào.
Kết quả kiểm tra: Công việc có đạt yêu cầu hay không, có lỗi hay sai sót nào cần khắc phục không.
Yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa (nếu có): Nếu công việc chưa đạt yêu cầu, biên bản phải ghi nhận các lỗi, phương án sửa chữa và thời hạn để nhà thầu hoàn thành.

Các thông tin cần đảm bảo rõ ràng, chính xác, tránh trường hợp nhập nhằng, gây khó hiểu trong quá trình xử lý sau này.

Quy định rõ ràng về thời gian và địa điểm nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu cần ghi rõ ngày, giờ nghiệm thu và địa điểm công việc diễn ra. Thời gian nghiệm thu rất quan trọng, vì nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra sau này (như vấn đề về chất lượng công trình), các thông tin này sẽ là cơ sở để xem xét trách nhiệm và thời điểm xảy ra sự cố.

Quản lý và lưu trữ biên bản nghiệm thu

Sau khi lập và ký kết, biên bản nghiệm thu cần được lưu trữ một cách có hệ thống, dễ dàng truy cập khi cần thiết. Điều này giúp các bên có thể tham khảo lại biên bản trong tương lai, đặc biệt trong trường hợp cần bảo hành, bảo trì hoặc khi có tranh chấp liên quan đến chất lượng công trình. Việc lưu trữ nên tuân thủ theo quy định về quản lý tài liệu của dự án hoặc tổ chức để đảm bảo rằng biên bản luôn sẵn sàng khi cần. Như vậy, khi lập và sử dụng biên bản nghiệm thu, các bên tham gia cần cẩn trọng trong việc xác định đúng loại biên bản, tuân thủ các quy định pháp luật mới nhất, đảm bảo đầy đủ thông tin của các bên liên quan và quản lý tài liệu đúng cách. Điều này giúp quá trình nghiệm thu diễn ra minh bạch, chính xác và đảm bảo hiệu lực pháp lý.

Biên bản nghiệm thu công việc là tài liệu quan trọng giúp xác nhận chất lượng, tiến độ và kết quả thực hiện trong các dự án xây dựng, sản xuất hay kinh doanh. Việc lập biên bản chính xác, đầy đủ không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn giúp các bên liên quan dễ dàng kiểm soát, đánh giá công việc. Nếu bạn đang cần mẫu biên bản nghiệm thu chuẩn và chi tiết, hãy tham khảo ngay để tối ưu quy trình làm việc và tránh rủi ro không đáng có!